Dans beaucoup de PME, l’informatique repose sur « la personne qui s’y connaît » : un salarié qui dépanne les collègues entre deux tâches de son vrai métier. Tant que tout va bien, ça tient. Le jour où le serveur tombe, où un compte est piraté ou où cette personne part en congés, on découvre que personne d’autre ne sait comment les choses fonctionnent.
Deux solutions existent pour sortir de cette situation : recruter un informaticien, ou confier votre informatique à un prestataire extérieur, ce qu’on appelle l’infogérance. Voici les six critères à passer en revue.
Les deux options en bref
L’informaticien interne est un salarié de l’entreprise. Il connaît vos locaux, vos équipes et vos habitudes, et il est sur place.
L’infogérance consiste à confier tout ou partie de votre informatique à un prestataire : support des utilisateurs, serveurs, sauvegardes, sécurité, comptes et licences. Un contrat fixe ce qui est pris en charge, les délais de réponse et le prix.
Critère 1 : la taille de votre parc et le volume de demandes
Commencez par mesurer. Combien de postes, de serveurs, de logiciels, de comptes ? Combien de demandes par semaine, et combien de temps prennent-elles ?
Si le travail représente quelques heures par semaine, un poste à temps plein sera sous-employé. Si vos équipes sollicitent l’informatique toute la journée, ou si vous avez plusieurs sites et beaucoup d’outils métier, une présence permanente commence à se justifier.
Critère 2 : le coût complet, pas seulement le salaire
Pour un salarié, le coût ne s’arrête pas au salaire : charges, recrutement, formation continue, outils et licences d’administration, et temps d’encadrement. Pour l’infogérance, comparez le prix du contrat et ce qui est facturé en plus (déplacements, interventions hors périmètre, projets).
Faites le calcul sur une année, avec vos propres chiffres, et en tenant compte du temps réel dont vous avez besoin. Chez Ibsia, l’infogérance est chiffrée sur un devis détaillé et gratuit, à partir de votre parc et de vos besoins.
Critère 3 : la disponibilité, y compris pendant les congés
Un informaticien seul a des congés, des arrêts maladie et des journées déjà pleines. Que se passe-t-il si votre messagerie tombe pendant son absence ?
Un prestataire s’engage sur des délais de réponse écrits dans le contrat et s’organise pour assurer la continuité. Vérifiez ce que couvrent ces délais : jours ouvrés seulement, ou aussi le soir et le week-end ?
Critère 4 : l’étendue des compétences
L’informatique d’une PME touche à beaucoup de domaines : postes de travail, réseau et Wi-Fi, serveurs, Microsoft 365 ou Google Workspace, sauvegardes, cybersécurité, téléphonie, logiciels métier. Une seule personne peut difficilement être experte en tout.
Un prestataire s’appuie sur une équipe : le bon interlocuteur traite chaque sujet. En contrepartie, assurez-vous d’avoir un contact identifié qui connaît votre dossier.
Critère 5 : la sécurité et la continuité
La sécurité demande de la régularité : mises à jour, vérification des sauvegardes, gestion des comptes à l’arrivée et au départ des salariés, double authentification. Ces tâches sont souvent repoussées quand une personne est débordée par les dépannages du quotidien.
Dans les deux cas, exigez une documentation à jour : liste du matériel, comptes administrateurs, procédures de restauration. Sans elle, votre informatique dépend d’une seule personne, salariée ou prestataire.
Critère 6 : la connaissance de votre entreprise
C’est l’atout principal de l’informaticien interne : il connaît vos métiers, vos priorités et vos utilisateurs, et il est là pour les petits problèmes du quotidien.
Un prestataire peut s’en rapprocher : un interlocuteur attitré, des passages sur place réguliers, et une prise en main à distance pour les demandes simples.
Tableau comparatif : infogérance ou informaticien interne
| Critère | Informaticien interne | Infogérance |
|---|---|---|
| Coût | Salaire et charges, à temps plein | Contrat adapté au besoin réel |
| Disponibilité | Selon ses horaires et ses absences | Délais de réponse fixés par contrat |
| Compétences | Celles d’une personne | Celles d’une équipe |
| Présence sur place | Permanente | Sur rendez-vous ou en cas de besoin |
| Connaissance de l’entreprise | Très forte | À construire avec un interlocuteur attitré |
| Continuité | Dépend d’une personne | Organisée par le prestataire |
La formule mixte
Le choix n’est pas forcément l’un ou l’autre. Beaucoup d’entreprises gardent un référent en interne pour les demandes du quotidien et confient le reste à un prestataire : serveurs, sauvegardes, sécurité, gros projets. Le référent connaît les équipes, le prestataire apporte les compétences et prend le relais pendant les absences.
Ce qu’un contrat d’infogérance doit préciser
- Le périmètre : quels postes, serveurs, logiciels et services sont pris en charge.
- Les délais : délai de prise en compte d’une demande et délai d’intervention, avec les horaires couverts.
- Ce qui est facturé en plus : déplacements, interventions hors contrat, projets.
- La réversibilité : comment vous récupérez vos accès, vos données et la documentation si vous changez de prestataire.
- La protection des données : si le prestataire accède à des données personnelles, le RGPD impose un contrat qui encadre ce traitement (article 28).
Comment décider, concrètement
- Listez votre parc : postes, serveurs, logiciels, comptes.
- Notez pendant deux à quatre semaines les demandes informatiques et le temps qu’elles prennent.
- Listez les compétences nécessaires, de la messagerie à la sécurité.
- Calculez le coût des deux options sur une année.
- Demandez un devis d’infogérance détaillé pour comparer sur des bases réelles.
Vous hésitez encore ? Décrivez-nous votre situation : nous vous aidons à voir ce qui peut être confié à l’extérieur et ce qui gagne à rester en interne.